Eine oft unterschätzte Infrastruktur
In der Welt der Eventbranche zählt jedes Detail: eine gut aufgebaute Bühne, einwandfreier Ton, durchdachte Beleuchtung … Doch all diese Elemente beruhen auf einer oft unsichtbaren und dennoch entscheidenden Grundlage: der Ausrüstung. Konstruktionen, audiovisuelle Geräte, Mobiliar, Dekorationselemente … ohne sie wäre es unmöglich, ein stimmiges Erlebnis zu schaffen.
Dennoch ist dieses Material sehr anfällig: Es wird transportiert, hastig aufgebaut, von vielen Händen angefasst, ist Witterungseinflüssen ausgesetzt und bleibt manchmal unbeaufsichtigt. Es stellt einen der schwächsten Glieder in der Logistikkette dar.
Ganz konkrete Risiken
„Ein LED-Bildschirm im Wert von 12.000 € ist zerbrochen, als er aus einer Höhe von 50 cm herunterfiel, weil er einfach nicht richtig auf einer Sackkarre gesichert war“, berichtet ein Dienstleister. Solche Vorfälle kommen häufig vor, sind jedoch selten versichert, wenn keine spezielle Versicherung abgeschlossen wurde. Und die Folgen können schwerwiegend sein: dringender Ersatz, Betriebsausfall, Spannungen mit den Dienstleistern.
Veranstaltungsausrüstung ist einem unsicheren Umfeld ausgesetzt: Aufbau im Freien, enge Zeitpläne, zahlreiche Einsätze … Hinzu kommen Diebstahl, Vandalismus oder unsachgemäße Handhabung, wodurch das Risiko zu einem systemischen Problem wird.
Die „Vollkasko“-Versicherung – ein neuer Standard
Sie ist heute die am häufigsten genutzte Versicherung zum Schutz von Veranstaltungsausrüstung. Sie deckt Unfallschäden, Diebstahl, Vandalismus und Witterungsschäden in allen Phasen ab: Transport, Aufbau, Betrieb und Abbau.
Versichert sind in der Regel:
- Temporäre Bauten und Einrichtungen (Zelte, Stände)
- Die technische Ausrüstung (Licht, Ton, Video)
- Die Einrichtung und die Dekoration
- Beschilderungselemente (Schilder, Kakemonos…)
Dank der Flexibilität dieser Versicherung lässt sie sich an jede Situation anpassen. Je nach Häufigkeit der Projekte kann sie für einzelne Veranstaltungen oder für ein ganzes Jahr abgeschlossen werden.
Auch kleinere Veranstaltungen sind davon betroffen
Ein temporärer Showroom, eine Vereinsausstellung, eine Firmenveranstaltung … Bei solchen Veranstaltungen wird mitunter Material im Wert von mehreren Tausend Euro eingesetzt. Das Risiko ist zwar dasselbe, doch die Fähigkeit, einen Schaden aufzufangen, ist weitaus geringer.
„Bei einer lokalen Veranstaltung wurde über Nacht eine Kulissenplane gestohlen. Wir mussten alles einen Tag vor der Veranstaltung neu drucken lassen, was zu nicht im Budget vorgesehenen Mehrkosten in Höhe von 3.500 € führte“, berichtet eine freiberufliche Veranstaltungsorganisatorin. Eine passende Versicherung hätte das Projekt abgesichert, ohne die Gewinnspanne zu schmälern.
Ein ganzheitlicherer Projektansatz
Die Absicherung der Ausrüstung ist nicht nur eine reine Formalität. Es geht darum, das Risikomanagement in die eigentliche Veranstaltungsplanung einzubeziehen. So lassen sich unvorhergesehene Szenarien antizipieren, die Beteiligten beruhigen und Spannungen im Falle eines Zwischenfalls vermeiden.
Es ist auch ein Hebel für die Professionalisierung. „Wir integrieren die Versicherung in unsere Angebote, da sie für unsere Kunden zu einem Vertrauensfaktor geworden ist“, erklärt ein Verleiher von Aufbauten.
Auf dem Weg zu einer neuen Kultur der Berichterstattung
Die Veranstaltungsbranche entwickelt sich rasant weiter. Angesichts kürzerer Veranstaltungsformate, kleinerer Teams, knapperer Fristen und steigender Anforderungen wird es notwendig, das Risikomanagement neu zu überdenken.
Die „Allgefahrenversicherung“ ist nicht mehr nur eine Option für Großkunden. Sie wird zu einem strategischen Instrument für jeden Veranstalter, der sein Geschäft langfristig sichern, seinen Partnern Sicherheit bieten und unvorhergesehenen Ereignissen gelassen begegnen möchte.
